Kunnanhallitus
Pöytäkirja 10.12.2018/Pykälä 330

Projektihenkilön (arkistonhoitaja) määräaikaisen toimen jatkaminen

31/01.01.01/2017

Khall 11.06.2018 § 186

Kunnanhallitus on kokouksessaan 19.12.2016 § 488 päättänyt, että Pyhäjoen kunnan tiedonohjaussuunnitelman laadinta tapahtuu johtoryhmän perustaman työryhmän laatiman projektisuunnitelman mukaisesti.

Pyhäjoen kunnan sähköisen asioinnin ja tiedonohjauksen valmistelu ja käyttöönotto -projektisuunnitelmassa todetaan inhimillisistä resursseista seuraavaa:

"3.2. Inhimilliset resurssit
Projektin operatiivinen työ on aikaa vievää. Kaikista kunnan tehtävistä on laadittava JHS191-suosituksen mukaiset yksityiskohtaiset prosessikuvaukset tiedonohjaussuunnitelmaan. Kuvausten laatiminen edellyttää vahvaa substanssiosaamista kuvattavasta tehtävästä, jotta lopullisen kuvauksen sisältö vastaa todellista tehtävänkulkua. Siksi kuvattavaa tehtävää hoitavan työntekijän on osallistuttava kuvauksen laatimiseen. Toisaalta kuvauksen laatijan tulee olla tiedonohjaustyöhön koulutettu henkilö, jotta kuvauksen rakenteesta tulee oikeanlainen. Operatiivinen työ vaatii lähes koko ajan vähintään kahden ihmisen työpanoksen. Varovaisen arvion mukaan työhön on varattava 1.2 henkilötyövuotta. Prosessikuvaukset on laadittava siinäkin tapauksessa, että kunnan asiakirjahallinta pidetään analogisena, mikä vaatii myös huomattavan työpanoksen."

Projektisuunnitelmassa on aikatauluksi asetettu, että tiedonohjaus otettaisiin vaiheittan käyttöön vuoden 2018 alusta lähtien.

Kunnanjohtaja Matti Soronen on viranhaltijapäätöksellään 4.7.2017 § 32 päättänyt, että Pyhäjoen kuntaan hankitaan Innofactorin TOS-malli. Innofactorin kanssa tehdyn suunnitelman mukaan käyttöönottoa on lykätty vuoden 2019 alkuun.

Prosessikuvausten laatimisesta Pyhäjoen kunnassa ovat vastanneet arkistosihteeri Saila Lauronen ja lupasihteeri Marika Anttila. Työ on vielä kesken.

Kunnanjohtaja Matti Soronen on viranhaltijapäätöksellään 15.9.2017 § 37 valinnut FM Hanna Salmen projektihenkilön (arkistonhoitajan) määräaikaiseen toimeen ajalle 1.10.2017-31.3.2018. Hanna Salmen tehtävänä on ollut vanhan päätearkiston järjestäminen.

Palveluesimies Helena Widnäs on viranhaltijapäätöksellään 6.3.2018 § 31 jatkanut Hanna Salmen työsuhdetta ajalle 1.4.-30.6.2018, perusteena tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) käyttöönottoprojekti ja lisäresurssin järjestäminen projektin loppuunsaattamiseksi.

Pyhäjoen kunnan hallintosäännön 31 §:n mukaan kunnanjohtaja ja päävastuualueen johtajat valitsevat korkeintaan vuoden kestävään palvelussuhteeseen tulevat viran- ja toimenhaltijat.

Kunnanjohtaja Matti Soronen on viranhaltijapäätöksellään 31.1.2018 § 2 siirtänyt päävastuualueen johtajan ratkaisuvaltaa henkilöstöasioissa siten, että palveluesimies Helena Widnäs valitsee enintään puolen vuoden kestävään palvelussuhteeseen tulevat viran- ja toimenhaltijat.

Ehdotus:
Kunnanhallitus päättää jatkaa FM Hanna Salmen työsuhdetta ajalle 1.7.-31.12.2018 perusteluna lisäresurssin järjestäminen tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) käyttöönottoprojektin loppuunsaattamiseksi.

Päätös:

Kunnanhallitus hyväksyi ehdotuksen.
__________

Khall 10.12.2018 § 330

Päivitetyn TOS ja Dynasty 10 käyttöönottosuunnitelman mukaan DS/TOJ-integraation testiaineiston tulisi olla valmiina 31.8.2019 sekä Dynasty 10/TOJ-integraation tuotantokäyttöönotto tapahtuisi 1.1.2020. TOS-mallien muokkaus on vielä kesken ja niiden laatimiseksi on tarpeellista jatkaa FM Hanna Salmen työsuhdetta edelleen.

Ehdotus:
Kunnanhallitus päättää jatkaa FM Hanna Salmen työsuhdetta ajalle 1.1.-30.6.2019 perusteluna tiedonohjausjärjestelmän (TOJ) käyttöönottoprojektin loppuunsaattaminen.

Päätös:

Kunnanhallitus hyväksyi ehdotuksen.
__________